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CIにおけるリモートワークのポイント(コミュニケーション編)

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この記事を書いた人…湯尾 智顕(代表取締役)

最近、CIさんってリモートワークがうまく回っているイメージなんですけど、うまく回るポイントは何ですか?と良く聞かれます。
なので、創業当初から何時でもリモートワークが出来る環境を整えてきたナレッジやポイントをお伝えさせて頂こうと思います。
リモートワークをうまくワークさせるヒントになればと思います。
ちなみに弊社では、「リモートワーク」は働くスタイルの中で、一番難しい働き方と定義しています。

リモートワークは非同期型コミュニケーション

まずはこの考えを叩き込んで下さい。
非同期型コミュニケーションとは、同期を取らない形のコミュニケーションの事。(そのまんま…)

SlackやCahtWorkといったメッセージツールでのコミュニケーション
タスク管理ツール等でのコミュニケーション
その他、コラボレーションツールを使ってのコミュニケーション

要は文字や作図を使ってコミュニケーションを取るのが、非同期型コミュニケーションになります。

同期型コミュニケーションとは、同期を取る形のコミュニケーションの事。(そのまんま…)

ZOOMといったリアルタイムでのオンラインツールによるコミュニケーション
Face to Face でのリアルタイムでのコミュニケーション
相手の状況を考えないと伝わらないコミュニケーション
要は相手に合わせないと伝わらないコミュニケーション、それが同期型コミュニケーションです。

リモートワークは非同期型コミュニケーションでどれだけうまく意思疎通を行い、コミュニケーションを進めていけるか?がポイントだと思います。

つまり、非同期型コミュニケーションでより効率的に且つより効果的に仕事を進める事が出来て、結果を出す事が出来る環境が整っているかどうか?が非常に重要になります。

よく間違われるのが、「リモートワークは同期型コミュニケーションだ!」と言われる方が多いのですが、リモートワークの本質は「非同期型コミュニケーション」です。

「同期型コミュニケーションでリモートワークが上手く回っている」と思われている方も多いですが、同期型コミュニケーションでリモートワークを回すと必ず「効率が悪い」や「成果が出ない」という課題に直面すると思います。
(会社の規模と業務の回し方で、同期型コミュニケーションでも問題がないケースもありますが…)

リモートワークで発生する問題点

リモートワークを行う上で、以下の点が問題として発生します。
心理的な問題
身体的な問題
環境的な問題
能力的な問題

それぞれどういう問題か?は一旦、割愛しますが、リモートワークにおける発生する問題点を書いているネット記事の内容と大きくは変わりありません。

但し、環境的な問題 と 能力的な問題 以外に限ります。

リモートワークにおけるポイント

リモートワークに最適な環境を創り上げる事が出来るか?これに尽きると思います。

✓リモートワークをデザインする


CIでは「リモートワークをデザインする」と言っていますが、リモートワークをデザイン出来なければ、リモートワークで効率的に進めていく事や結果を継続的に出していく事は難しいと考えています。

リモートワークデザインスキルとでも呼びましょうか。このスキルを組織として、個人として伸ばしていけるか?が非常に重要です。
このスキルは「誰か」に創り上げてもらうものではなく、組織が、各個人が創り上げていく必要のあるスキルと考えています。

環境を整える事が出来るかどうか?

環境を整える事が出来るか?これが一番のまずはポイントと考えています。環境で考えなければならない事は2つ。
外的環境内的環境 の2つに分けて、それぞれを整える事が出来るか?


1. 外的環境

働く土地(Land)

働く場所(Place)
この2つの側面で「自分にとって快適で、心地よくて、集中出来る」と感じる環境を選択する必要があります。Land や Place の定義は人ぞれぞれ。人によって大なり小なりあると思いますが、それで良いです。
会社や組織が、事務所を構える、シェアオフィスにするといった事は、この外的環境の選択にあたります。


2. 内的環境

働く部屋(Room)

利用するインフラ(Infra)
利用するハード(Hard)
利用するソフト(Soft)
外的環境と同じく内的環境もこの4つの側面で「自分にとって快適で、心地よくて、集中できる」と感じる環境を創り上げる必要があります。※ ここでは選択ではなくて創り上げるです

【働く場所(Room)】自分専用の部屋で仕事、家族共有の部屋で仕事、事務所、シェアオフィス… 専用の場所か、共有の場所か?

【利用するインフラ(Infra)】通信環境が整っているか?ネットワークのスピードは何Mbps出ている?快適な通信環境か?

【利用するハード(Hard)】机や椅子は何を利用しているか?デスクトップなのか?ノートパソコンなのか?モニタは何インチで、何枚利用しているのか?キーボードやマウスは何を利用しているのか?イヤホンやスピーカーは?

【利用するソフト(Soft)】コミュニケーションツールは?タスク管理やプロジェクト管理のツールは?業務に必要なツールは?

リモートワークにおける個人スキル

リモートワークにおいて、個人にもスキルが求められます。
そのスキルは以下の5つ。

【 ITリテラシー 】ITに対する知識やITツールを使いこなすスキル。各デバイスを使いこなすスキルも求められます。
【インプットスキル】情報を得るスキル。受動的に情報得るスキルだけでなく、能動的に自ら情報を「取りに行く」スキルも必須。

【アウトプットスキル】情報を発信するスキル。テキストコミュニケーションを基本としたアウトプットや、オンラインMTG時のファシリテートスキルが必須。

【オーガナイズスキル】インプットした情報やアウトプットした情報を整理して、正しく認識するスキル。整理して、自身で理解を深めていなければ意味がない。

【セルフマネジメント】ON と OFF の切り替え や、タイムマネジメントやタスクマネジメント。自分が自ら判断してマネジメントしていくスキルが必要。
これらの個人スキルも、リモートワークにおいては必要な要素と考えます。

リモートワークにおける全体的なポイント

考え方、問題、環境、個人スキル…リモートワークで求められる内容は多いです。
そして、その中でも全体として大切なポイントは以下ではないか?とCIでは考えています。

✓ 双方向コミュニケーションスキルインプットスキル、アウトプットスキル で成り立つ。これらを成り立たすベースとして「オーガナイズスキル」がある。

✓ 全体俯瞰スキル会社全体、プロジェクト全体といった、何らかの単位で全体的に俯瞰して見るスキル。リモートだからこそ、全体を俯瞰して見て、自分が今、どういう状況なのか?を認識する事が大事になる。

✓ 補完スキル全体を俯瞰してみた時、サポートであったり、フォローが必要なケースが必ず出てくるが、そのフォローやサポートが必要な事をキャッチアップして、会社として、プロジェクトとして、うまく回れるようにサポート(補完)するスキル。

Face to Face では、空気感や阿吽の呼吸で感じ取っていた事も、リモートでは難しくなり、サポートやフォローを積極的に行っていかなければ、うまく回る事が出来ない。

まとめ

リモートワークは、今まで事務所で行ってきた事を「事務所以外の場所」で行う事ではありません。

移動時間といった概念がなくなり、時間を有効活用出来る分、有効活用出来る時間分以上に求められるスキルが多くなり、且つ、高いスキルレベルを要求されるものです。この意識が常に持てるか?が非常に重要です。

リモートワークでは、こういったスキルをしっかりと習得して活かす事で、効率的に、且つ、効果的に、仕事をする事が出来る為、結果的に時間の有効活用が出来て、色々なプラスな点が多く出てきます。

但し、スタンドアロン(自分本位)で、リモートワークにおけるコミュニケーションを行ってしまうと必ず失敗します。

また、リモートワークで「常にコミュニケーションが取れる環境を整えている」という事が「監視する」という事が目的に考えられていますが、「コミュニケーションを取る事が出来るまでのタイムラグ」を極力少なくする事が目的です。
(CIでこの環境を整えている理由はこれに尽きます。)

リモートワークにおける究極は「何もコミュニケーションを取らなくても、コミュニケーションが成り立ち、仕事がまわり、成果が出る」。こんな事は殆ど有り得ませんが、リモートワークで目指すべき所だと思います。

リモートワークだからこそ、「いつでも、気軽に、タイムラグなく繋がれる環境」がないと、Face to Face で行っていたコミュニケーションに勝る事は出来ないと思います。全員がオンラインコミュニケーションスキルが高ければ、不必要ですが...
以上、CIで考えている/求めている、リモートワークのポイントをざっと書かせて頂きました。
まだまだブラッシュアップしていく必要はありますが、ベースにあるのは「リモートワークで、リアルで働く以上の成果を出す仕組み創り」です。

CIはリモートワークで、より効率的に結果が出せる組織として、リモートワークスキルの向上を日々目指しています。

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