デジタル≠効率化、そのギャップとは

相談内容　◤ 紙をなくしたのに、なんでラクにならない ◢

今回ご相談いただいたのは、工業用ゴム製品を扱う会社の社長さん

職人気質で物静か。初対面だと少しとっつきにくく見えるんですが...
話してみるとめちゃくちゃ人情に厚い方で、現場のことをよく見ている社長さんでした。

そんな社長さん（以下 クライアント社長）がある日、ぽつっとこう言われました。

◤ 紙は減ったんやけどな…仕事がラクになった感じがせんのよ ◢

社内で「デジタル化」を進めたそうで、具体的にはこんな取り組みでした。

・ 紙の帳票を Excelに置き換えた
・ 書類はPDFにして メール送付にした
・ 「これでIT化や！」と社内にも共有した

ぱっと見は、たしかにデジタル化。
でも社長の顔は、晴れていませんでした。

ーー なんか…前より“作業”が増えた気もするやけど。

この一言、めちゃくちゃ重要です。

よくある間違い

認識の間違いとしてよくあるのが

▼△▼△▼△▼△▼
「紙→Excel」「郵送→PDFメール」で満足してしまう
▼△▼△▼△▼△▼

ということ。
ここ、よくある “ デジタル化の落とし穴 ” です。

◆―――――――
・ 紙の帳票をExcelにして「デジタル化できた！」と思う。
・ 郵送をやめてPDFをメールで送って「IT化できた！」と思う。
―――――――◆

もちろん、これは悪いことではありません。
ただし―― それだけで業務が効率化されるとは限らないんですよね。
むしろこうなること、ありませんか？

◆―――――――
・ Excelに入力する手間が増えた
・ PDFに変換して、ファイル名を付けて、保存先に迷う
・ メール送る前に「これで合ってる？」と確認が増える
・ 結局、誰かが同じ内容を別の表にも転記している
―――――――◆

要するにこれは、『 紙がExcelに変わっただけで、仕事の流れは変わっていない 』という状態です。
見た目はデジタル。でも中身はアナログ。
ここに「 デジタル≠効率化 」のギャップが生まれるんです。

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システム屋って、なんであんなに“正論”を振りかざしたくなるのか
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「効率化できていない会社」に共通する3つのサイン

本田は、効率化の話になるとよくこう言います。

ーー 効率化って、仕事の“ 回数 ”を減らせてるかどうかやで。

逆にいうと、次の3つに当てはまっていたら、まだ効率化がうまくできていない可能性が高いです。

① 入力が減っていない（同じ情報を何回も打っている）

• 同じ内容を、Excel・別のExcel・メール本文…みたいに複数回入力している
• 「一度入れたら終わり」ではなく、転記が発生している

====
☞ 入力が減っていない ＝ デジタル化しても作業量は減りません
====

② 処理が減っていない（人が毎回同じ作業を回している）

• 集計・並べ替え・コピー・計算などを、毎回手でやっている
• 「この作業、毎月やってるな…」が残っている

====
☞ 処理が減っていない ＝ 人が“ 機械の役 ”をやらされている状態
====

③ 確認が減っていない（チェックのためのチェックが増えている）

• 間違いが怖くて、確認工程が増え続けている
• 「Aさん→Bさん→Cさん」みたいに、確認リレーになっている

====
☞ 確認が減っていない＝仕事は軽くならず、むしろ重くなっている
====

この3つのうち、１つでも当てはまっていたら、“ 見た目はデジタルでも、やり方は変わっていない ”可能性がありますΣ( ˙꒳˙ ;)

もう一つの本質：「データが判断に使われているか？」

そしてもう一つ。ここがめちゃ大事です。
デジタル化の目的って、実は

▼△▼△▼△▼△▼
データを使って、判断を速くすること
▼△▼△▼△▼△▼

でもあるんです。たとえば....

☑︎ どの商品がよく出ているか
☑︎ どの工程で手戻りが多いか
☑︎ どの取引先が急に動き出したか

こういう情報が「すぐ見える」だけで、会社の意思決定がとても速くなります。
でも、紙をExcelに置き換えただけだと

☑︎ 入力したデータが誰にも見られていない
☑︎ ファイルが散らばっていて集計できない
☑︎ そもそも“ 見る/活用する目的 ”が決まっていない

という状態になりがちです。
つまり、

▼△▼△▼△▼△▼
データがあるのに、判断に使われていない
▼△▼△▼△▼△▼

これも『 デジタル≠効率化 』の代表例です。

ポイントは、見た目を変えることじゃなく“やり方”を変えること

クライアント社長さんが最後に言った一言が、すごく印象的でした。

ーー 紙がなくなったら効率化やと思ってたけど…ほんまは“ やり方 ”自体を変えなあかんのやね

そうなんです！！

☑︎ 紙をなくすことがゴールじゃない
☑︎ Excelにしたことがゴールじゃない
☑︎ メールで送れるようになったことがゴールじゃない

▼△▼△▼△▼△▼
仕事の流れが軽くなって、判断が速くなること
▼△▼△▼△▼△▼

これこそがゴール。
デジタル化は、そのための手段に過ぎないんです。

❁今日のまとめ❁

／
デジタル化の目的は、仕事の流れが軽くなって、判断が速くなること
＼

☑︎ 「紙→Excel」「郵送→PDFメール」だけでは効率化にならないことがある
☑︎ 本当の効率化は、入力・処理・確認を減らす／自動化すること
☑︎ データを「入力して終わり」にせず、判断に使える形にすることが大事
☑︎ 見た目ではなく、やり方を変えるのが本質

もし、会社で『デジタルにしたのにラクになってない…』と感じているなら、まずは一度だけでいいので、同じ情報を何回触っているか（入力・転記・確認）を数えてみてください。

そこに、効率化の“芯”が隠れていることが多いです。◡̈

/// 同じように悩む方の少しでも何かのヒントになれば.... ///